Jak obliczyć koszty prowadzenia firmy?
Kiedy planujesz założyć firmę, jednym z kluczowych kroków jest dokładne oszacowanie kosztów, jakie będą wiązać się z jej prowadzeniem.
Kalkulacja ta nie tylko pozwala realnie ocenić, czy przedsięwzięcie będzie opłacalne, ale jest także niezbędna podczas składania wniosku o dotacje z urzędu pracy.
Koszty prowadzenia działalności gospodarczej można podzielić na kilka podstawowych kategorii, które pomogą stworzyć pełną prognozę finansową.
Koszty prowadzenia działalności
Pierwszym krokiem jest zrozumienie, czy firma będzie płatnikiem VAT. Jeśli tak, wszystkie koszty należy ująć w kwotach netto (z wyjątkiem paliwa, które zawsze liczy się brutto).
Jeśli firma będzie zwolniona z VAT, koszty ujmuje się w kwotach brutto, czyli wraz z VAT, gdyż zwolnienie z tego podatku wyklucza możliwość jego odzyskania.
Poniżej przedstawiono listę typowych kategorii kosztowych, które należy wziąć pod uwagę podczas kalkulacji.
Typowe kategorie kosztowe:
- Zakup towaru handlowego
Jeżeli zamierzasz prowadzić działalność handlową, musisz uwzględnić koszty zakupu towaru przeznaczonego do sprzedaży.
Ilość towaru powinna być zgodna z prognozą przychodów.
Przy składaniu wniosku o dotacje możesz zastosować uproszczenie i pominąć rezerwy magazynowe.
- Zakup materiałów do produkcji
W przypadku działalności produkcyjnej lub usługowej musisz przewidzieć koszty materiałów, które zostaną zużyte do wytworzenia produktów lub świadczenia usług.
Do tej kategorii można także zaliczyć opakowania, jeśli są one niezbędne w procesie sprzedaży.
- Koszt najmu lokalu
Jeśli wynajmujesz nieruchomość na potrzeby prowadzenia działalności, wpisz koszt najmu. W sytuacji, gdy wykorzystujesz własny lokal, warto wskazać koszt wynajmu jako „0 zł” i załączyć dokument potwierdzający dysponowanie lokalem, np. akt własności.
- Wynagrodzenia pracowników
Koszty zatrudnienia obejmują wynagrodzenie brutto, czyli wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne, które pracownik odprowadza samodzielnie.
Warto uwzględnić liczbę planowanych pracowników i ich stawki.
- Narzuty na wynagrodzenia pracowników
Pracodawca ponosi dodatkowe koszty zatrudnienia w postaci składek ZUS oraz ubezpieczeń społecznych.
Te składki nie są potrącane z pensji pracownika, dlatego należy je uwzględnić osobno. Narzuty wynoszą zwykle około 20% pensji brutto.
- Reklama
Koszty reklamy obejmują m.in. utrzymanie strony internetowej, kampanie reklamowe, druk materiałów promocyjnych, ogłoszenia w prasie czy reklamy w mediach społecznościowych.
Koszty reklam stałych należy wpisać osobno od jednorazowych wydatków na reklamę (np. wykonanie szyldu reklamowego).
- Koszty transportu
W tej kategorii uwzględniamy koszty związane z przewozem towarów, dojazdem do klientów czy dostawą produktów.
Przykładowo, jeśli usługi wymagają transportu, warto dokładnie oszacować koszt paliwa, liczby kilometrów i ewentualnych opłat transportowych.
- Media
Koszty mediów obejmują zużycie energii, wody, gazu, ogrzewania.
Nawet jeśli korzystasz z własnego lokalu, należy uwzględnić odpowiednią część kosztów eksploatacyjnych.
Warto skorzystać z kalkulatorów zużycia mediów, aby precyzyjnie oszacować te wydatki.
- Opłaty administracyjne, koncesje, ubezpieczenia
Do tej kategorii zalicza się wszelkie koszty związane z administracją, takie jak opłaty za telefon, Internet, rachunki bankowe, OC samochodu, a także opłaty za koncesje na prowadzenie specyficznej działalności.
- Amortyzacja środków trwałych
Amortyzacja dotyczy rozliczeń firm, które wybrały opodatkowanie na zasadach ogólnych lub podatek liniowy.
Jeśli posiadasz środki trwałe o wartości przekraczającej 10 000 zł, ich koszt rozkłada się na lata w formie stopniowej amortyzacji.
Rzeczy zakupione z dotacji nie podlegają amortyzacji, ponieważ sama dotacja jest zwolniona z podatku dochodowego.
- Składki ZUS
Obowiązkowe składki ZUS stanowią stały koszt prowadzenia działalności.
Nowi przedsiębiorcy mogą przez pierwsze 6 miesięcy korzystać z tzw. „ulgi na start”, a przez kolejne dwa lata płacić składkę preferencyjną, co znacznie obniża koszty.
- Pozostałe koszty
W tej kategorii można uwzględnić inne koszty, takie jak obsługa biura rachunkowego, zakup materiałów biurowych, środki czystości czy prowizje związane ze sprzedażą na platformach internetowych.
Obliczenie kosztów prowadzenia firmy to kluczowy element każdej prognozy finansowej.
Ważne jest, aby każdy koszt miał swoje uzasadnienie i odniesienie do działalności firmy.
Im dokładniejsza kalkulacja, tym lepsze zrozumienie potrzeb finansowych przedsiębiorstwa oraz większa szansa na uzyskanie dotacji czy kredytu na rozwój działalności.